Как проходит стратегическая сессия: сценарий двух дней и что получается на выходе
Стратегическая сессия собственника и команды руководителей чаще всего длится два дня. В первый день команда анализирует текущую ситуацию, формулирует цели и вырабатывает варианты действий, во второй из идей выбирает наиболее подходящие и превращает их в план действий. Разбираю для собственника, как проходит стратегическая сессия по дням и что остаётся на руках.
- 01Как проходит стратегическая сессия и из каких этапов она состоит
- 02Что происходит в первый день стратсессии
- 03Как на сессии ищут варианты действий и почему важно не отбрасывать их сразу
- 04Что происходит во второй день: как выбирают главное и от чего отказываются
- 05Как превратить решения сессии в план действий, который выполнят
- 06Что получается на выходе стратегической сессии
- 07Чем отличается сценарий сессии на день или на полдня
- 08Выводы: что должно остаться после сессии
- Каркас стратегической сессии почти не меняется. Программу каждый раз собирают под одну главную цель сессии, определённую на подготовке.
- В первый день анализируют текущую ситуацию, формулируют цели и вырабатывают варианты действий. Варианты сначала собирают полным списком и только потом обсуждают, почему что-то нельзя.
- Во второй день из идей выбирают наиболее подходящие, и главное в этом выборе - решить, от чего компания откажется.
- План действий составляют последним, а задачи в нём записывают так, чтобы все участники прочитали их одинаково.
- На выходе у команды цель, путь, фокус, выбор и план. Через две-три недели руководители выносят свои планы на обсуждение всей команды.
Как проходит стратегическая сессия и из каких этапов она состоит?
Стратегическая сессия в компании проходит так: подготовка, два дня работы команды, защита планов через две-три недели и регулярная работа после. Комфортная подготовка занимает две-три недели.
Что это за формат, я разбирал в статье «Что такое стратегическая сессия простыми словами».
Каркас почти не меняется, содержание каждый раз задаёт цель сессии. Можно поставить 2-3 цели, но лучше этого не делать и ограничиться одной главной: когда на сессию выносят несколько вопросов, обычно не решается ни один.
Что происходит в первый день стратсессии?
Первый день уходит на анализ текущей ситуации, формулировку целей и выработку вариантов действий. Начинают с цели сессии: участники должны понимать её одинаково.
Как ведущий проводит группу, зависит от решения собственника, принятого до сессии. Модерирование, как правило, ведёт группу к заранее известному результату. При фасилитации ведущий сам не знает, к чему придёт группа. Подробнее в статье «Как выбрать модератора стратегической сессии».
Анализ ситуации. При анализе смотрят назад, на итоги прошлого периода, и вперёд: где деньги будут завтра. Обычная ошибка - видеть будущее как «то же самое, но вдвое больше»: было 100 млн выручки, станет 200. Поэтому разбирают тренды, сегменты, потребности клиентов. Гарантии, что выбранный сценарий сбудется, нет. Его сверяют с реальностью не реже раза в квартал.
Цели. Цель стратегии выше цифры выручки: стратегию строят, чтобы выиграть в конкуренции, а «заработать X рублей» - следствие победы. Цифра прибыли - цель собственника, и на сессии полезно спросить, зачем она команде.
Путь к цели компания строит от своих сильных и слабых сторон. Цель у двух компаний может совпасть, путь у каждой свой.
Как на сессии ищут варианты действий и почему важно не отбрасывать их сразу?
Варианты действий сначала собирают полным списком и только потом обсуждают, почему что-то нельзя. Часто половина «невозможного» оказывается быстрым делом.
Разговор о невозможном обычно начинается раньше разговора о нужном, поэтому приём такой: «Давай сначала определимся, что можно сделать, а потом посмотрим, почему это нельзя».
Не стоит сужать вопрос условием «с текущими ресурсами»: каждое лишнее ограничение снижает качество решения. Если цель сформулирована через операционную эффективность, ограничение по ресурсам уже внутри неё.
Когда команда обсуждает будущую модель компании, работа легко сваливается в «давайте наймём ещё троих». Поэтому роль критика, который предлагает убрать и сократить, назначают заранее.
Что происходит во второй день: как выбирают главное и от чего отказываются?
Во второй день из идей выбирают наиболее подходящие. Выбор - это решение, от чего компания откажется.
После выбора все подразделения должны работать на то, что осталось. Чтобы проверить, состоялся ли выбор, я задаю команде три коротких вопроса: «Кому НЕ? Что НЕ? Как НЕ?» Об этом критерии подробнее в статье «Три признака хорошей стратегии компании».
Выбрать помогают три дилеммы на горизонте 3-12 месяцев: масштабирование или фокусировка, рост или эффективность, трансформация или укрепление. Усидеть на двух стульях удаётся единицам. Ответ фиксируют короткой формулой вектора и потом проверяют ею каждую новую идею.
Главных направлений после выбора должно остаться немного. В голову первого лица помещаются две-три важные вещи, и новая вытесняет одну из прежних.
Проверить приоритет помогают вопросы:
- Что, если сделано только это, а остальное нет?Если результат не устраивает, это не приоритет.
- Что будет, если этого не делать?Пока идёт обсуждение, вопрос честный: если ничего не изменится, требования к результату выше. После принятия решения тот же вопрос становится манипулятивным.
- Какой эффект?Оценка нужна, чтобы решить, стоит ли тратить на идею внимание руководителей.
Как превратить решения сессии в план действий, который выполнят?
План составляют последним, когда уже есть цель, путь, фокус и выбор. В нём проекты, сроки и ответственные.
Уязвимое место плана - формулировки задач. Дорожную карту, как правило, собирают под конец сессии, когда сил довести каждую запись до ясности у участников уже не остаётся. Нередко на следующий день автор расплывчатой записи сам не может объяснить, что имел в виду.
Что помогает:
- не откладывать формулировки на самый конец сессии
- спрашивать про каждую задачу: прочитает ли её каждый одинаково
- давать каждой задаче одного ответственного
Есть и другой риск: в итоговом документе почти всегда находится пункт, которым никто не собирается заниматься. Его оставили, потому что открыто отказаться от него никто не решился. Пока он в документе, на него может сослаться каждый. Лучше вычеркнуть его прямо на сессии.
Что получается на выходе стратегической сессии?
На выходе у команды цель, путь, фокус, выбор и план, и план в этом списке последний. К ним добавляются формула вектора и дата защиты планов в календаре.
Условный пример итога на одной странице:
- Цель: стать компанией, к которой клиенты выбранного сегмента идут первыми.
- Путь: опираемся на своё главное преимущество; новых продуктов в этом году не запускаем.
- Фокус: один приоритетный сегмент.
- Выбор: закрываем направление, которое держали «на всякий случай»; клиентов, которым нужна только низкая цена, не добиваемся.
- Вектор: «Фокусировка - Рост - Укрепление».
- План: проекты, у каждого ответственный и срок; дата защиты планов в календаре.
Часть результата на бумагу не попадает. На время сессии руководители откладывают ежедневные дела и думают о главном. У команды складывается общая картина приоритетов. Решение, выработанное сообща, команда не воспринимает как спущенное сверху, поэтому его выполняют охотнее. А собственник может посмотреть, как его люди работают вместе.
Чем отличается сценарий сессии на день или на полдня?
Сессия на день идёт по тому же каркасу, этапы сжаты: итоги предыдущего периода, точка прорыва, согласование плана действий. Если годовые цели не сформулированы, одного дня не хватит, и сессию расширяют до двух.
Квартальная сессия - это сессия на день или на полдня. На ней разбирают, как компания движется к целям и какие изменения произошли на рынке, и при необходимости корректируют действия или сами цели.
Выводы: что должно остаться после сессии
Выбор - это решение, от чего компания откажется.
Если вы хотите, чтобы после сессии у команды были цель, выбор и свой план, начните с одной главной цели. В мою работу по сессии входит и защита планов: я готовлю к ней руководителей и веду саму встречу. Как я провожу стратегические сессии, рассказываю на сайте.
Как довести решения сессии до результата, пишу в Telegram-канале Management LAB.
Частые вопросы
Сколько длится стратегическая сессия и можно ли уложиться в один день?
Чаще всего стратегическая сессия длится два дня. В один день укладываются, если годовые цели уже есть и нужно подвести итоги и выбрать точку прорыва. Под один вопрос «что для нас сейчас главное» бывает отдельная сессия на полдня.
Что собственник решает до сессии и какая у него роль на ней?
До сессии собственник решает, нужен ему модератор или фасилитатор, и при модерировании заранее озвучивает свою позицию ведущему. На самой сессии у участников обязанность договориться. Если они не договорятся, решение примет собственник, и их участие окажется декоративным.
Что входит в итоговый документ стратсессии?
Цель, путь, фокус, выбор и план с проектами, сроками и ответственными. Каждая задача записана так, что её одинаково поймут все участники. Строк, которые оставили только из нерешительности, в нём нет.
Можно ли взять готовый сценарий или пример программы стратсессии?
Каркас общий, его можно взять за основу. Программу собирают под одну главную цель сессии, определённую на подготовке.
Отличается ли сценарий, если сессия не про стратегию?
Меняется цель сессии, каркас тот же. В том же формате формулируют ценности, разбирают проблемы в коллективе, строят систему вознаграждения топ-менеджмента.
Что происходит после второго дня?
Через две-три недели руководители защищают планы перед командой, дальше идёт регулярная работа. Удобно, когда её продолжает тот же модератор в роли трекера, если он владеет трекингом: это отдельная методология и отдельный навык.