Как подготовить стратегическую сессию: что сделать за две-три недели до неё
Подготовка к стратегической сессии занимает две-три недели, и именно в эти недели решается, закончатся ли два дня работы команды решением или очередным «поговорили и забыли». Разбираю для собственников, которые собираются провести стратсессию, что выяснить, что решить самому и что поручить модератору до первого часа сессии.
- 01Зачем готовить и сколько времени нужно
- 02Из каких шагов состоит подготовка
- 03Какая цель у сессии на самом деле
- 04Почему на сессию лучше ставить одну цель
- 05Что собственнику решить для себя
- 06Что делает модератор и что требуется от собственника
- 07Какие данные собрать заранее
- 08Как подготовить участников и договориться о том, что после
- 09Что делать, если на подготовку несколько дней
- 10Как проверить, что сессия готова
- 11Выводы: с чего начать
- Комфортная подготовка к стратегической сессии занимает две-три недели; собрать её за три дня можно, но платой будет качество подготовки.
- Настоящая цель сессии часто выясняется на подготовке и может отличаться от той, с которой сессию заказывали.
- На сессию лучше ставить одну цель и записывать её так, чтобы было видно, как будет выглядеть результат.
- До сессии собственник решает для себя, хочет он привести команду к своей точке зрения или готов принять то, к чему придёт команда.
- Мнения ключевых участников и данные, которым все доверяют, собирают заранее, чтобы на сессии оставалось только выбирать.
Зачем вообще готовить стратсессию и сколько времени на это нужно?
Комфортная подготовка стратсессии - это две-три недели. Без неё два дня уходят на то, чтобы понять, что решаем и на каких цифрах, а на само решение времени не остаётся.
Подготовка к стратегической сессии - это работа до сессии, в которой выясняют настоящую цель, сводят её к одной формулировке, собирают мнения ключевых людей и данные, договариваются о формате и о том, что будет после. Если вы ещё не знакомы с форматом, начните со статьи «Что такое стратегическая сессия простыми словами».
Чаще всего сессия двухдневная, годовая. В первый день анализируют текущую ситуацию, формулируют цели и вырабатывают варианты действий. Во второй из идей выбирают наиболее подходящие и превращают их в план действий. Полугодовую обычно проводят за один день. Ради чего всё это: совместно принятое решение команда воспринимает как своё и реализует охотнее. Но это работает, только если решение на сессии и правда приняли.
Из каких шагов состоит подготовка к стратегической сессии?
Подготовка состоит из восьми шагов: от запроса собственника до даты защиты планов в календаре. Каркас почти не меняется от сессии к сессии, меняется содержание.
Как понять, какая цель у сессии на самом деле?
Настоящая цель выясняется на подготовке, когда собирают мнения собственника и ключевых участников. С момента заказа до начала сессии она может измениться целиком, и это нормально.
Механика простая. Модератор проводит интервью с заказчиком и ключевыми участниками и спрашивает, что каждый из них считает главной проблемой компании. Названные проблемы сводят в один список и голосуют за главную.
Однажды сессию заказывали под план на год, а в результате обсуждения команды выяснилось, что есть намного более важная проблема, которая мешает компании развиваться. План на год перестал быть главной целью сессии, и правильно. Целиком эту историю я рассказывал в статье о том, что такое стратсессия.
Если на подготовке выясняется, что команда вообще не понимает, что сейчас главное, есть отдельный короткий формат: сессия на полдня с одним вопросом «что для нас сейчас главное». Без ответа на него план на год будет фикцией.
Поводом для сессии вне годового ритма бывают серьёзные изменения в компании или на рынке и смена ключевых людей. Цель и в этом случае проверяют на подготовке.
Почему на сессию лучше ставить одну цель?
Поставить две-три цели можно, но лучше ограничиться одной главной: когда целей несколько, часто не достигается ни одна. У любого модератора есть такие примеры.
Успех сессии держится на трёх вещах: опытный модератор, чёткая формулировка цели и правильная подготовка. Чёткая формулировка начинается с того, что цель записывают. Пока цель не записана, у каждого в голове своя, и часто абстрактная. Записанная цель сначала показывает автору, что мысль была расплывчатой, а потом выравнивает понимание участников.
Цель «обсудить» - самая опасная формулировка. Проверка одна: как будет выглядеть результат? Если честный ответ «обсудили», цели у сессии нет.
У сильной формулировки результат можно представить заранее: список, решение, распределение ответственности. Его потом можно проверить.
Что собственнику решить для себя до сессии?
До сессии собственнику нужно ответить себе на несколько вопросов, главный из которых: чьё решение он ждёт, своё или команды. От ответа зависит, как модератор будет вести группу.
Вопросы к себе перед стратсессией:
- Моё решение или решение команды?Модерирование ведёт группу к заранее известному результату, фасилитация нет. Если хотите, чтобы команда пришла к вашей точке зрения, нужен модератор, и свою точку зрения ему надо озвучить заранее. Если готовы доверить команде поиск решения, нужен фасилитатор.
- Зачем эта цель команде?Цифра прибыли - цель собственника. Команде нужна своя причина её делать.
- От чего я готов отказаться?Хорошая стратегия - это выбор, от чего отказаться. Я проверяю выбор вопросами «Кому НЕ? Что НЕ? Как НЕ?». Подробнее в статье «Три признака хорошей стратегии компании».
- Какой вектор на год?На горизонте 3-12 месяцев компания выбирает между масштабированием и фокусировкой, ростом и эффективностью, трансформацией и укреплением. Полезно заранее понимать, куда склоняетесь вы.
Про второй вопрос у меня есть показательная история. Собственник пришёл с целевой цифрой прибыли. Я спросил: «Окей. А команде-то это зачем?» Ответ был про бонусы. На сессии ушло часа три, чтобы найти настоящую цель: компания всю жизнь была первой в своём сегменте и недавно потеряла лидерство. Цель сформулировали так: снова стать первыми на рынке, для этого заработать столько-то. Цифра не изменилась, изменилось то, ради чего её делают люди. Этот вопрос лучше задать себе до сессии.
О том, как определить, куда компания движется, я писал в статье «Хорошая стратегия бизнеса это выстрел в будущее».
Что модератор делает на подготовке и что от собственника требуется?
Модератор собирает мнения участников, вместе с собственником формулирует цель сессии, собирает данные и готовит программу. От собственника требуется честно отвечать на вопросы и заранее сказать, какого результата он ждёт.
На подготовке модератор:
- проводит интервью с собственником и ключевыми участниками
- сводит услышанное в список проблем и формулировку одной цели
- проверяет формулировку вопросом «как будет выглядеть результат»
- определяет, какие данные нужны, и договаривается, кто их готовит
- собирает программу сессии
Собственнику не нужно писать модератору идеальное техническое задание. Вопросы задаёт модератор, обязанность заказчика - честно и подробно на них отвечать. Если собственник ждёт от команды своего решения, модератор должен услышать его до сессии, иначе он поведёт группу туда, куда собственник идти не собирался.
Ведущий не из вашей отрасли обычно полезнее: у него незамыленный взгляд. Если на сессии нужна отраслевая экспертиза, её дешевле позвать отдельно.
Какие данные собрать заранее, чтобы на сессии не спорить о фактах?
Какие данные нужны, решает цель сессии. Главный принцип один для всех: о цифрах договариваются заранее, на самой сессии их только используют.
Если два человека по-разному отвечают на вопрос «мы прибыльные?», значит, в компании нет данных, которым все доверяют. Никто конкретно в этом не виноват. Но спорить на сессии о том, чья цифра правильная, дорого: в комнате сидят все ключевые люди компании.
Типичная картина: на сессии о приоритетах коммерческий директор и финансовый директор приносят разные цифры по одному и тому же направлению. Первые часы уходят на сверку таблиц, команда устаёт, а до выбора приоритетов дело доходит только к вечеру.
На подготовке для каждой цифры, на которую будет опираться решение, нужно договориться о трёх вещах: по какой методике её считаем, кто её готовит и что все её посмотрели и согласились. Если цель сессии - приоритеты года, это обычно финансовые итоги и цифры по направлениям. Если цель - распределить ответственность, то мнения, собранные на подготовке. Список данных выводится из формулировки цели. Привычка «принести всё» только добавляет таблиц, которые никто не успеет прочитать.
Как подготовить участников и договориться о том, что будет после сессии?
Участникам заранее объясняют цель сессии и ставят в календарь встречу, на которой через две-три недели после сессии каждый руководитель защитит свой план действий.
Цель
Каждый участник должен знать формулировку цели до сессии и сказать вслух, как он её понимает. Все уверены, что понимают одинаково, но стоит каждому сказать своими словами, и выясняется, что понимают по-разному. Если пропустить этот шаг, люди придут решать разные проблемы под одним названием.
Защита планов
Через две-три недели после сессии каждый руководитель защищает свой план действий перед командой. План, защищённый перед командой, проверяют все смежники сразу. У меня эта встреча входит в работу по сессии, и её дату мы ставим в календарь ещё на подготовке. Почему стратегия часто не доходит до результата, я разбирал в статье «5 ошибок, из-за которых стратегия бизнеса не работает».
Что делать, если подготовить сессию нужно за несколько дней?
Собрать сессию за три дня можно, но платой будет качество подготовки. Если «надо завтра срочно», вы всегда жертвуете подготовкой.
Если сроки сжаты, я бы сохранил в первую очередь две вещи: формулировку одной цели с ответом на вопрос «как выглядит результат» и разговор с ключевыми людьми. Без них сессия почти наверняка уйдёт в «обсудили». Свою позицию собственник может определить и в сжатые сроки: здесь нужна прежде всего честность с собой.
Жертвовать придётся глубиной: данных будет меньше, разговоры с участниками короче, программа проще. Если и цель до конца не ясна, честнее провести короткую сессию на полдня с одним вопросом «что для нас сейчас главное», а большую сессию готовить уже спокойно.
Как проверить, что сессия готова?
Сессия готова, если по каждому пункту списка вы можете ответить «да».
Чек-лист: готова ли ваша сессия
- Собраны мнения ключевых участников о главной проблеме и цели сессии.
- Цель одна, записана, и понятно, как будет выглядеть результат.
- В формулировке цели нет слов типа «обсудить», «поговорить», «рассмотреть».
- Данные, на которые опирается решение, согласованы до сессии.
- Участники знают цель сессии.
- Дата защиты планов через две-три недели после сессии стоит в календаре.
Выводы: с чего начать
Цель «обсудить» - самая опасная формулировка.
Если вы собираетесь провести стратсессию и хотите, чтобы она закончилась решением, начните с одной цели и вопроса «как будет выглядеть результат». Как я готовлю и провожу стратегические сессии, рассказываю на сайте.
Больше разборов про стратегию и управленческий ритм - в моём Telegram-канале Management LAB.
Частые вопросы
Сколько времени нужно на подготовку стратегической сессии?
Комфортно две-три недели. Этого хватает, чтобы собрать мнения ключевых участников, сформулировать одну цель, подготовить данные и людей. За три дня собрать сессию можно, но качество подготовки пострадает.
Можно ли поставить на одну сессию несколько целей?
Можно поставить 2-3 цели, но лучше этого не делать и ограничиться одной главной. Попытка решить несколько вопросов за одну сессию обычно заканчивается тем, что не решается ни один. Остальные цели можно оставить на следующие сессии.
Чьи мнения собрать перед сессией?
Заказчика, то есть собственника, и ключевых участников сессии. Нужно услышать, как каждый из них видит главную проблему и цель сессии.
Нужно ли собственнику заранее делиться с модератором своим видением?
Если вы хотите, чтобы команда пришла к вашей точке зрения, да: модератору её нужно озвучить заранее. Если вы готовы доверить команде поиск решения, вам нужен фасилитатор: он заранее не знает, к какому результату придёт группа.
Что делать, если на подготовке выяснилось, что цель другая?
Менять цель. Однажды сессию готовили под план на год, а в обсуждении команды выяснилось, что есть намного более важная проблема: безответственность сотрудников. План на год перестал быть главной целью сессии, на ней занялись этой проблемой. И правильно.
Можно ли подготовить стратсессию своими силами, без модератора?
Квартальные разборы компании часто проводят своими силами. Годовую сессию я бы готовил с внешним ведущим: у него незамыленный взгляд, и цель, которая изнутри кажется очевидной, он проверит вопросами. Как выбрать ведущего - отдельная тема.