Квартальное планирование: почему квартал - самый удобный период и как его спланировать
Квартальное планирование - это выбор минимального количества главных целей на ближайшие три месяца и регулярный цикл вокруг них: неделя на рефлексию и планирование, двенадцать недель на работу. Для среднего бизнеса квартал удобен: в него помещается крупный проект, и он не даёт команде отложить всё на конец года. Разбираю для собственника и гендиректора, у которых годовой план есть, а фокус к середине года теряется.
- 01Что такое квартальное планирование простыми словами?
- 02Почему квартал удобнее года и месяца?
- 03Как квартальный план связан с целями года и стратегией?
- 04Как спланировать квартал: что делать в неделю планирования?
- 05Как не потерять квартальный план в течение квартала?
- 06Как подвести итоги квартала?
- 07Когда квартальный план не подходит?
- 08Выводы: с чего начать квартал
- Квартал вмещает крупный проект развития и при этом достаточно компактен, чтобы команда не теряла фокус.
- При квартальном планировании у компании четыре контрольные точки в год, при годовом только одна, в декабре.
- В квартале тринадцать недель: одна уходит на рефлексию и планирование, двенадцать на работу.
- На квартал ставят одну-три главные цели, иначе текучка займёт всё время команды.
- Цели гендиректора и директоров направлений остаются годовыми, квартальный план выбирает шаг к ним на ближайшие три месяца.
Что такое квартальное планирование простыми словами?
Квартальное планирование - это выбор минимального количества главных целей, которые именно сейчас дадут наибольший вклад в долгосрочное развитие компании и достижение долгосрочных целей.
Квартальный план - это короткий список фокусных задач квартала. В него попадают только самые ключевые задачи: всё остальное придёт само, его не надо звать.
Почему квартал удобнее года и месяца?
Месяц мал для крупного проекта. Год слишком далёк, и годовые цели кажутся абстрактными. Квартал лежит между этими крайностями.
При годовом планировании у команды один дедлайн - декабрь. При квартальном дедлайнов четыре за календарный год, и у команды повышается ответственность. На мой взгляд, четыре дедлайна вместо одного означают вчетверо большую вероятность выполнить годовые цели.
Квартальные цели команда воспринимает как обоснованные и достижимые здесь и сейчас, годовые на их фоне кажутся более далёкими.
Без квартального фокуса текучка займёт все 110% времени и ресурсов. В квартале 65 рабочих дней. Их можно прожить как обычно: тушить пожары и понемногу улучшать процессы. А можно сознательно выбрать одно-два направления и сделать в них качественный сдвиг.
Как квартальный план связан с целями года и стратегией?
Квартал - это шаг к годовым целям: квартальный план отвечает на вопрос что из годового компания двигает в ближайшие три месяца.
Цели гендиректору ставят на год, в крайнем случае на полугодие. Годовую цель можно разложить по месяцам с поправкой на сезонность, но разговор всё равно идёт о годовой цели. Мне кажется правильной позиция, что генеральный директор и директора направлений не имеют права смотреть на квартал вперёд, они должны думать большими временными промежутками.
Ловушка для собственника и гендиректора - помесячное целеполагание. Если корректировать годовую цель каждый месяц, за деревьями теряется лес, и её можно изменить до неузнаваемости.
Стратегия целится туда, где деньги будут завтра, и выбранный сценарий будущего рынка никто не гарантирует. Поэтому не реже раза в квартал его сверяют с реальностью. Как выбирать этот сценарий, я разбирал в статье о том, что хорошая стратегия - это выстрел в будущее.
На горизонте от трёх до двенадцати месяцев компания решает три дилеммы: масштабирование или фокусировка, рост или эффективность, трансформация или укрепление. Выбранный вектор работает фильтром для новых идей и задач.
Как спланировать квартал: что делать в неделю планирования?
В неделю планирования подводят итоги и выбирают главные цели. Затем для каждой цели ищут ответ на вопрос за счёт чего её достигнут, проверяют ресурс и раскладывают цели по подразделениям. Такой порядок шагов предлагаю я.
- Посмотреть итоги прошлого кварталаи сверить их с целями года.
- Выбрать одну-три главные цели на кварталРеально держать в фокусе можно от одного до трёх приоритетов одновременно, всё остальное иллюзия продуктивности. На уровне бизнеса это одна-две точки прорыва на квартал.
- Для каждой цели найти ответ на вопрос за счёт чего её достигнутБез этого через квартал услышите «не получилось». Ответ превращает цель в проверяемую гипотезу.
- Проверить ресурсЦель ставят людям, у которых очередь задач уже не пустая. Пока очередь не выстроена, каждая дата ничего не значит. Если проектов развития много, учтите предел загрузки людей и подразделений: его лучше не превышать.
- Разложить цели по подразделениями назначить ответственного за каждую.
- Закрепить циклРегулярная встреча для постановки целей надёжнее надежды, что нужное придёт в голову само. Каждый квартал цели ставят каждому подразделению, и это оформляют как процесс или традицию.
Эти шаги удобно пройти с ключевой командой на квартальной сессии. Что даёт компании такая встреча, я разбирал в статье что такое стратегическая сессия. Один из форматов - «Квартальный прорыв»: однодневная сессия, где подводят итоги предыдущего периода, определяют точку прорыва и согласуют план действий.
Как не потерять квартальный план в течение квартала?
Результаты квартального плана смотрят каждый месяц или чаще, и сам разбор цели не меняет. Менять цели можно, если появилась объективная причина.
Для разбора результатов месяц подходит хорошо. Например, планировали десять, сделали пятнадцать. На разборе выясняют, что случилось и чья это заслуга: нам повезло или результат можно повторить.
Приближающийся срок легко перебивает важность. Если приходится выбирать, правильнее перенести срок менее важной задачи и сделать более важное. Иначе приоритетами управляет календарь. О переносе стоит сказать всем, кого он касается: люди злятся на неизвестность сильнее, чем на сам срок.
План всегда должен быть актуальным, но никогда не высечен в камне. Менять план по объективным причинам нормально, и в обе стороны: сломалась экономика - план уменьшают, пришла удача - увеличивают. Беречь нужно границу между объективной причиной и обычной неорганизованностью.
Держать фокус между квартальными сессиями помогает трекинг: регулярная деятельность по фокусированию людей на главном. При грамотной организации собственнику хватает 2-4 часов трекинг-встреч в неделю.
Как подвести итоги квартала?
Итоги квартала начинаются с вопроса «прошёл квартал, и что?». Его задают себе и обсуждают с руководителем на встрече один на один.
На встрече по итогам квартала полезно сверить, что сотрудник считает сделанным и чего от него ожидали. Расхождение обнаруживается за пятнадцать минут, а без вопроса копится годами.
Командные итоги квартала - первый шаг следующей недели планирования. Удобно подводить их на квартальной сессии. Квартальная сессия - это сессия на день или на полдня. На ней разбирают, как компания движется к целям и какие изменения произошли на рынке, и при необходимости корректируют действия или сами цели.
Когда квартальный план не подходит?
Когда планировать некогда, план на месяц лучше квартального. Его быстрее сделать, он сразу начинает работать, и результат виден раньше. Идеальный горизонт - квартал, работающий - месяц.
Квартал не заменяет годовой горизонт для гендиректора и директоров направлений. Их результат созревает дольше, а квартальная мотивация приучает к короткому горизонту и поощряет то, что даёт эффект за три месяца.
Выводы: с чего начать квартал
План всегда должен быть актуальным, но никогда не высечен в камне.
Начать квартал с одной-трёх ясных целей и держать их до самого конца помогает квартальная стратегическая сессия в формате «Квартальный прорыв».
О том, как держать фокус между сессиями, я пишу в Telegram-канале Management LAB.
Частые вопросы
Чем квартальное планирование отличается от стратегического и оперативного?
Они различаются горизонтом и ролью. Стратегия задаёт направление, и её сценарий не реже раза в квартал сверяют с рынком. Цели руководителям ставят на год, а квартальный план выбирает, что двигать в ближайшие три месяца. Текущая работа живёт в недельных и месячных планах.
Сколько целей ставить на квартал?
На квартал ставят одну-три цели, и лучше меньше. На уровне компании это одна-две самые приоритетные цели, иначе текучка займёт всё время.
Нужна ли для квартального планирования стратегическая сессия?
Без неё можно обойтись, но шаги недели планирования удобно пройти на квартальной сессии на день или на полдня. Провести её своими силами можно, но лучше позвать того же модератора, что вёл годовую: он знает компанию, команду и цели. Как выбрать ведущего, я писал в статье как выбрать модератора стратегической сессии.
Что такое метод «12 недель в году»?
Это метод из книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона «12 недель в году». В квартале тринадцать недель: одна на рефлексию и планирование, двенадцать на работу.
Можно ли менять квартальный план посреди квартала?
Менять можно в обе стороны, если причина объективная. Когда горит второстепенная задача, правильнее перенести её срок и сохранить приоритет главной цели.
Источники
- Брайан Моран, Майкл Леннингтон. «12 недель в году» (The 12 Week Year).