Когда проводить стратсессию: регулярный цикл и внеплановые поводы
Как правило, стратегическая сессия - это часть годового цикла планирования: годовая сессия на два дня осенью и однодневные квартальные сессии в течение года, а вне графика сессию собирают по поводу под одну важную задачу. Разбираю, когда проводить стратегическую сессию и как часто, как выбрать дату и когда сессия не нужна. Если формат вам незнаком, начните со статьи «Что такое стратегическая сессия простыми словами».
- 01Как часто компании нужно проводить стратегическую сессию?
- 02Почему одной сессии в год мало?
- 03Когда проводить годовую сессию и как выбрать дату?
- 04Как добиться, чтобы решения сессии исполнялись?
- 05Какие события повод для внеплановой стратсессии?
- 06Когда стратсессию лучше не проводить или отложить?
- 07Что делать, если удобный момент упущен?
- 08Выводы: как планировать сессии
- Как правило, стратсессия - это часть годового цикла планирования: годовая сессия на два дня в октябре-ноябре и однодневные квартальные сессии, где команда анализирует итоги и корректирует цели и действия.
- Одной сессии в год мало: сейчас всё меняется настолько быстро, что пересматривать и корректировать планы нужно как минимум ежеквартально, а маленьким командам даже чаще.
- Дату годовой сессии считают назад от начала года: две-три недели на подготовку до сессии и ещё две-три недели после неё до защиты планов.
- Внеплановую стратсессию можно собирать, когда заметно изменились рынок или сама компания, пришёл или ушёл ключевой руководитель, команде нужна встряска или есть стратегический вопрос, который не решается сам.
- Без одной ясной задачи сессию лучше не проводить, даже если «давно не собирались».
Как часто компании нужно проводить стратегическую сессию?
Стратегическую сессию проводят как минимум раз в квартал: годовую на два дня в октябре-ноябре и однодневные квартальные в остальные кварталы. Внеплановую собирают, только когда для неё есть повод.
Годовой цикл стратсессий
Промежуточная в этом цикле та же квартальная сессия, только весенняя или летняя: к итогам квартала на ней добавляется сверка с целями года.
Почему одной сессии в год мало?
Сейчас всё меняется настолько быстро, что план на год устаревает задолго до его окончания. Пересматривать и корректировать планы нужно как минимум ежеквартально, а маленьким командам даже чаще.
Если сверять курс с целями только на годовой сессии, отставание обнаруживается в ноябре, когда год уже прожит. Квартальные сессии возвращают команду к целям по ходу года, пока курс ещё можно поправить.
Еженедельные планёрки этот пробел не закрывают. Операционное управление смотрит внутрь компании и в настоящее, стратегическое вовне и в будущее. А спросить «туда ли мы идём» на планёрке некогда.
Типичная картина: к лету видно, что одно из направлений года буксует, но на планёрках всегда находятся дела срочнее. На годовой сессии в ноябре команда констатирует: не получилось. Весной это ещё можно было поправить.
Никакая стратегия и никакая стратсессия не лучше плана их реализации. Годовая сессия только начинает процесс, квартальные не дают ему заглохнуть. Почему стратегия часто не доходит до результата, я разбирал в статье «5 ошибок, из-за которых стратегия бизнеса не работает».
Когда проводить годовую сессию и как выбрать дату?
Годовую стратсессию лучше проводить в октябре-ноябре. Дату выбирают так, чтобы до сессии оставалось две-три недели на подготовку, а после неё руководители до начала года успели защитить планы.
Почему именно осень? На мой взгляд, удобнее всего считать от января назад: две-три недели подготовки, два дня сессии, ещё две-три недели до защиты планов. В сумме от месяца до полутора. Спохватитесь в декабре, и к январю можно не успеть. С промежуточной логика похожая: в марте-апреле видны итоги квартала, в середине года итоги полугодия, и до конца года есть время изменить курс.
Как выбрать дату:
- Спланируйте время на подготовку.Назначайте сессию через две-три недели после решения её провести.
- Сразу поставьте в календарь защиту планов руководителямичерез две-три недели после сессии.
Задача годовой сессии обычно звучит как выбор вектора на год. Типичные развилки: масштабироваться или фокусироваться, расти или повышать эффективность, трансформироваться или укреплять то, что есть. Итог фиксируют одной короткой формулой, по которой потом проверяют каждую новую идею.
Сама годовая сессия идёт два дня: первый, чтобы пораскинуть мозгами, второй, чтобы собрать всё в кучу. Как сформулировать, куда идёт компания, я разбирал в статье «Хорошая стратегия бизнеса это выстрел в будущее».
Как добиться, чтобы решения сессии исполнялись?
Решения сессии исполняются, если у них есть продолжение: через две-три недели после годовой руководители защищают планы перед командой, а дальше команду держат в фокусе трекинг и квартальные сессии.
Квартальная сессия - это квартальный анализ и корректировка целей и действий. Ключевая команда собирается на день, смотрит, что сделано за квартал и что изменилось вокруг, и поправляет цели и планы на следующий. Квартал - удобный горизонт для среднего бизнеса: вмещает крупный проект и не даёт потерять фокус. Вместо одного дедлайна в декабре у команды их четыре.
Трекинг - это регулярная деятельность по фокусированию людей на главном. Без трекинга люди после сессии возвращаются в свою текущую работу и занимаются текущими делами вместо того, чтобы исполнять стратегические решения. Их засасывает операционка, и важные решения, принятые на сессии, не исполняются.
Трекинг - процесс для команды: он нужен, чтобы команда шла к цели максимально быстро. Для этого в нём есть показатели, регулярные встречи и пересмотр курса. Удобнее, когда в качестве трекера с командой работает тот же модератор, что проводил сессию: он уже знает компанию, её цели, команду и её нюансы.
Какие события повод для внеплановой стратсессии?
Внеплановую сессию можно собирать в четырёх случаях: заметно изменился рынок или сама компания; пришёл или ушёл кто-то из первых лиц; команду пора встряхнуть; стратегический вопрос никак не решается сам. Формат тот же, меняется задача.
Каждый повод переводят в один вопрос для сессии:
Серьёзные изменения в компании или на рынке.
Понять, что они значат для планов, и договориться, что меняем. Как внедрять изменения, когда им мешают люди, я разбирал в статье «Мастерство перемен».
Смена ключевых людей в руководстве.
Выработать приоритеты вместе с новыми и старыми членами команды.
Нужно встряхнуть команду.
Дать ей содержательный вопрос для совместной работы. Это мягче других управленческих инструментов: люди выныривают из текучки, собственник видит команду со стороны.
Нерешённый стратегически важный вопрос.
Ценности, проблемы в коллективе, вознаграждение топ-менеджеров: этот вопрос и становится задачей.
Смена в руководстве всегда расшатывает команду. Приоритеты, выработанные вместе, люди принимают охотнее объявленных сверху, и команда сплачивается быстрее и с меньшей болью.
Когда стратсессию лучше не проводить или отложить?
Не проводите стратсессию без одной ясной задачи: «давно не собирались» задачей не считается. Из нескольких вопросов выберите главный, а срочную сессию проводите, только понимая цену спешки.
«Давно не собирались».
Регулярные сессии ценны тем, что возвращают фокус к долгосрочным целям. Сессия по привычке, без конкретной цели, этого не делает.
Типичная картина: собственник предлагает собраться на пару дней, «давно не обсуждали стратегию». На вопрос, какое решение он ждёт на выходе, ответа нет. Два дня проходят в хорошем разговоре, через месяц о нём не вспоминают.
Несколько задач сразу.
На одну сессию одна задача: когда их несколько, обычно не решается ни одна. Выберите главную, остальные разнесите по следующим встречам цикла.
«Надо завтра».
Собрать сессию за три дня можно, но платой будет качество подготовки. Если повод не ждёт, проводите, но итог, скорее всего, придётся дорабатывать.
Непонятно, что сейчас главное.
Тогда строить план на год просто не от чего. Сначала проведите сессию на полдня с одним вопросом: что для нас сейчас главное. План строят уже от ответа.
Что делать, если удобный момент упущен?
Если годовую сессию в октябре-ноябре пропустили, начните с ближайшего квартала: однодневная сессия на одно-три главных направления. Если целей на год нет совсем, расширьте её до двух дней и добавьте цели на год. Ждать следующей осени незачем.
Выводы: как планировать сессии
Не проводите стратсессию без одной ясной задачи.
Если вы планируете годовую или квартальную сессию и хотите собрать её под одну ясную задачу, посмотрите, как я провожу стратегические сессии.
Больше разборов про стратегию и управленческий ритм - в моём Telegram-канале Management LAB.
Частые вопросы
Можно ли проводить стратсессию каждый квартал?
Да, и сейчас это скорее норма: всё меняется так быстро, что планы нужно пересматривать как минимум раз в квартал. Квартальная сессия идёт один день: команда анализирует итоги квартала и корректирует цели и действия.
Нужна ли стратсессия, если план на год уже утверждён?
Да, квартальная: утверждённый план только запускает работу, и сверять его с жизнью нужно, пока курс можно поправить.
Чем промежуточная сессия отличается от квартальной?
Промежуточная сессия - это та из квартальных, что приходится на весну или середину года. Кроме итогов квартала, на ней сверяют курс с целями года и решают, нужно ли его менять.
Поможет ли стратсессия после смены генерального директора или ключевого руководителя?
Да, смена ключевого руководителя - один из поводов для внеплановой сессии. Когда новые и старые члены команды вместе вырабатывают приоритеты, сплочение проходит быстрее и мягче, чем после приказа.
Можно ли собрать стратсессию за несколько дней, если случилось что-то срочное?
Можно, если повод правда не ждёт. Платить за это будете подготовкой: на неё не остаётся времени, и решения, скорее всего, придётся доводить уже после сессии. Комфортный срок две-три недели.
Что делать, если годовую сессию в этом году не провели?
Не ждать осени: провести однодневную сессию на ближайший квартал, а если целей на год нет, расширить её до двух дней.